Beställa som kommun eller myndighet – så fungerar det

När en kommun, myndighet eller annan offentlig verksamhet beställer från CanvasFortuna behöver produktvalet samordnas med organisationens inköpsrutin, fakturakrav och leveransuppgifter. Här går vi igenom vilket underlag som bör vara klart, hur beställningen kan förberedas och vad ni behöver stämma av innan köpet genomförs.

Förbered beställningen internt

Kontrollera först om köpet ska göras genom ett befintligt ramavtal, en intern inköpsportal, ett avrop eller en annan beslutad inköpsväg. Den beställande organisationen ansvarar för att köpet följer gällande upphandlingsregler, avtal och interna riktlinjer. Vi kan hjälpa till med produkt- och orderunderlag, men bedömer inte vilken upphandlingsform organisationen ska använda.

Så går beställningen till

1. Fastställ inköpsvägen. Säkerställ att beställaren har rätt att genomföra köpet och att CanvasFortuna kan användas inom organisationens beslutade rutin.
2. Välj produkter och utföranden. Notera produktnamn, storlek, antal och andra val som ska ingå i beställningen.
3. Samla administrativa uppgifter. Lägg ihop leveransadress, faktureringsuppgifter, referenser och eventuellt inköps- eller rekvisitionsnummer.
4. Stäm av särskilda krav före köp. Om organisationen kräver offert, e-faktura, en särskild beställningskanal eller annan dokumentation behöver detta klarläggas innan ordern läggs.
5. Genomför och kontrollera beställningen. Granska att produktval, antal, mottagare och samtliga referenser är korrekta innan beställningen slutförs.

Rekommenderade produkter

Fakturauppgifter och e-faktura

Vid inköp som omfattas av lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling ska fakturan vara en strukturerad e-faktura som kan behandlas automatiskt. Reglerna gäller upphandlingar som påbörjats från och med den 1 april 2019, med de undantag som anges i lagen. En PDF som skickas med e-post är inte en sådan e-faktura.

Om er organisation kräver e-faktura behöver kravet därför vara känt innan beställningen görs. Samla mottagarens Peppol-ID eller annan överenskommen elektronisk adress, organisationsnummer, beställarreferens, kostnadsställe och eventuellt order- eller avtalsnummer. Skicka inte en order förrän det är klarlagt att den efterfrågade beställnings- och faktureringsrutinen kan användas.

Referenser måste vara korrekta från början
Många offentliga organisationer styr fakturan till rätt mottagare med en beställarreferens, ett kostnadsställe eller ett inköpsordernummer. Använd den benämning och placering som organisationens ekonomifunktion anger; en ofullständig eller felaktig referens kan fördröja den interna hanteringen.

Leverans och mottagning

Välj leveranssätt utifrån var försändelsen kan tas emot och vem som ansvarar för hämtning eller mottagning. Ange en fysisk leveransadress och kontaktuppgifter till en person eller funktion som är tillgänglig när försändelsen kommer.

Leveranstiden är 3–10 arbetsdagar.

När beställningen behöver hanteras manuellt

Ta kontakt före beställning när organisationen behöver en offert, ett särskilt fakturaflöde, kompletterande orderunderlag eller en administrativ hantering som inte ryms i det vanliga köpet. Beskriv vad ni vill beställa och ange vilka krav inköps- och ekonomifunktionen har. Då kan vi reda ut förutsättningarna innan ni går vidare. Använd vårt kontaktformulär för att skicka underlaget.

För större eller samordnade beställningar är det bra att även ange antal leveransplatser, önskad fördelning per adress och om alla produkter ska hanteras i samma beställning. Det gör det lättare att bedöma vilket underlag som behövs.

Vanliga frågor

Rekommenderade kategorier

Utvalda artiklar